Datenschutz und Bedingungen
The Swedish original documents are shown below for review; translations are pending.
Bei Abweichungen zwischen Sprachfassungen ist die schwedische Originalfassung maßgeblich, soweit gesetzlich zulässig.
MeetingCost – Integritetspolicy
Svensk originalversion | Version 1.1 | 9 november 2026
Status: Granskningsversion. Teknisk verifiering och juridisk slutkontroll återstår.
Leverantör: Essential Consulting Scandinavia AB, org.nr 556944-6528, Hans Levins väg 29, 236 35 Höllviken, Sverige. Webbplats: https://meetingcost.se. Integritetskontakt: integritet@meetingcost.se.
1. Vem ansvarar för personuppgifterna?
Essential Consulting Scandinavia AB är personuppgiftsansvarigt för egen kontoadministration, kundrelationer, fakturering, support och säkerhet. När en kundorganisation bestämmer ändamål och medel för behandlingen av sina mötesuppgifter kan organisationen vara personuppgiftsansvarig och MeetingCost personuppgiftsbiträde enligt ett separat DPA. Denna rollfördelning bedöms per behandling.
2. Uppgifter vi behandlar
Beroende på funktion behandlas namn, e-post, organisation och kontobehörigheter; möteskoder, mötesnamn, mötestider, deltagaruppgifter och kostnadsschabloner; möteshistorik och statistik; supportmeddelanden; IP-adresser och tekniska säkerhetsloggar; språkval, sessionsinformation och avtalsbevis. Faktiska personliga löner behövs normalt inte och bör ersättas med schabloner.
3. Ändamål och rättslig grund
- Tjänstens funktion och konton: avtal eller åtgärder före avtal när användaren är avtalspart; annars berättigat intresse eller den grund som kundorganisationen bestämmer för sin behandling.
- Support och kundkontakt: avtal eller berättigat intresse, beroende på ärendet.
- Informationssäkerhet och missbruksförebyggande: berättigat intresse och i förekommande fall rättslig förpliktelse.
- Bokföring och lagstadgade skyldigheter: rättslig förpliktelse.
- Avtalsbevis och rättsliga anspråk: berättigat intresse av att kunna visa giltigt avtal och hantera anspråk.
- Nyhetsbrev: samtycke när det krävs, annars annan tillämplig grund och rätt till avregistrering. Ingen frivillig analys- eller marknadsföringsspårning används enligt beslutad policy.
4. Free-möten
Free kan användas utan konto. Ej sparade Meeting Boards försvinner från ordinarie användarvy direkt när de avslutas. Under högst sju dagar kan de återställas via support. Därefter raderas de enligt gallringsrutinen. Separata säkerhetsloggar omfattas inte av samma sjudagarsperiod.
5. Pro och automatiserad gallring
Pro-historik lagras i 3, 6, 12 eller 24 månader enligt organisationens val; 24 månader är standard. Systemet ska gallra automatiskt när tiden löper ut. Vid avslut av ett Pro-konto tillämpas en 30-dagars åtkomstbegränsad återställningsperiod. Efter den raderas eller anonymiseras återstående kontodata och mötesuppgifter, såvida lag eller dokumenterat rättsligt behov inte kräver annat. Historik vars ordinarie lagringstid redan löpt ut återställs inte.
6. Lagringstider
| Uppgiftskategori | Beslutad lagring |
|---|---|
| Ej sparade Meeting Boards | Döljs vid avslut, supportåterställning högst 7 dagar |
| Pro-möteshistorik | 3, 6, 12 eller 24 månader; standard 24 |
| Avslutade Pro-konton | Återställning högst 30 dagar, därefter radering/anonymisering med undantag för lagkrav |
| Säkerhetsloggar | Normalt 90 dagar |
| Supportärenden | Normalt 12 månader |
| Säkerhetskopior | Rotation med mål om högst 30 dagar |
| Digitala avtalsbevis (inklusive DPA) | Avtalstid och normalt 3 år efter avslut, längre endast vid dokumenterat behov |
| Bokföringsmaterial | Till och med sjunde året efter utgången av relevant räkenskapsår enligt bokföringslagen |
| Språkval i webbläsaren | Högst 12 månader |
| Sessionsuppgifter | Till utloggning eller 12 timmars inaktivitet, enligt beslutad inställning |
När en registrerad utövar rättigheter görs individuell bedömning av lagliga undantag och skyldigheter.
7. Mottagare, underbiträden och överföringar
Uppgifter kan hanteras av behörig personal och nödvändiga drift-, webbhotells-, e-post- och säkerhetsleverantörer enligt avtal. Aktuell lista över underbiträden ska tillhandahållas kunder som omfattas av DPA. Överföring utanför EU/EES får ske endast med giltig överföringsgrund och nödvändiga skyddsåtgärder. Vi säljer inte personuppgifter.
8. Säkerhet
Vi tillämpar behörighetskontroll, skyddad kommunikation, säkerhetsloggning och rutiner för incidenter och gallring. Åtkomst till uppgifter i återställningsperioden begränsas. Inga tekniska säkerhetsåtgärder ger absolut skydd.
9. Cookies och lokal lagring
Endast teknik som är nödvändig för inloggning, säkerhet, mötesfunktioner och användarens språkval används enligt beslutad policy. Mer information finns i cookiepolicyn. Lagring eller åtkomst i terminalutrustning bedöms separat enligt tillämpliga regler om elektronisk kommunikation.
10. Dina rättigheter
Du kan, när villkoren är uppfyllda, begära tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet eller invända mot behandling. Samtycke kan återkallas utan påverkan på tidigare laglig behandling. Kontakta integritet@meetingcost.se. Vi kan behöva verifiera identiteten. Klagomål kan lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten, https://www.imy.se. För uppgifter som en kundorganisation ansvarar för kan vi hänvisa dig till organisationen.
11. Automatiserade beslut
MeetingCosts kostnadsberäkningar används inte av leverantören för automatiserat beslutsfattande med rättsliga eller liknande betydande följder för enskilda.
12. Språk och uppdateringar
Svenska är originalspråk. Översättningar ska återge samma information. Vid tolkningsskillnader är den svenska originaltexten vägledande, utan inskränkning av GDPR:s informationskrav eller registrerades rättigheter. Ändringar publiceras med versionsdatum.
MeetingCost – Användarvillkor och slutanvändaravtal (T&C/EULA)
Svensk originalversion | Version 1.1 | 9 november 2026
Status: Granskningsversion. Teknisk verifiering och juridisk slutkontroll återstår.
Leverantör: Essential Consulting Scandinavia AB, org.nr 556944-6528, Hans Levins väg 29, 236 35 Höllviken, Sverige. Webbplats: https://meetingcost.se. Integritetskontakt: integritet@meetingcost.se.
1. Avtalets omfattning
Dessa villkor reglerar användning av MeetingCost Free och MeetingCost Pro. Genom att godkänna villkoren vid registrering eller på annat tydligt sätt ingår användaren eller den företrädda organisationen avtal med leverantören. Den som accepterar för en organisation ska ha behörighet att göra det. Separata skriftliga avtal har företräde i den utsträckning de uttryckligen reglerar samma fråga.
2. Tjänstens funktion och beräkningar
MeetingCost visar uppskattade möteskostnader utifrån bland annat antal deltagare, mötestid och användarens angivna kostnadsschabloner. Beräkningarna är indikativa och utgör inte verifierade löne-, redovisnings- eller besparingsuppgifter. Användaren ansvarar för inmatade uppgifter och beslut som fattas med stöd av resultatet.
3. Free och Pro
Free kan användas utan personligt konto och erbjuder mötesfunktioner enligt vid var tid publicerad funktionsbeskrivning. Pro kan omfatta organisationskonton, möteshistorik, statistik och schemaläggning. Priser, betalning, bindningstid, uppsägning och särskilda servicenivåer gäller endast om de tydligt avtalats före köp. Ingen betalningsskyldighet uppstår enbart genom användning av Free.
4. Konton, behörigheter och möteskoder
Användaren ska lämna korrekta kontouppgifter, skydda inloggningsuppgifter och meddela misstänkt obehörig användning. Organisationens administratör ansvarar för tilldelade behörigheter. Möteskoder ska delas endast med avsedda deltagare och ersätter inte personlig autentisering där sådan krävs.
5. Tillåten användning
Tjänsten får inte användas för intrång, otillåten åtkomst, skadlig kod, överbelastning eller behandling av personuppgifter utan rättsligt stöd. Användaren ansvarar för mötesnamn, deltagaruppgifter och övrigt innehåll. Känsliga personuppgifter ska inte registreras om det saknas särskilt behov och laglig grund.
6. Lagring och gallring
Ej sparade Meeting Boards tas bort från den ordinarie användarvyn vid avslut, kan återställas via support under högst sju dagar och raderas därefter enligt fastställda rutiner. Pro-historik lagras enligt organisationens val: 3, 6, 12 eller 24 månader; standard är 24 månader. Historik som gallrats efter sin ordinarie lagringstid kan inte återställas genom kontots återställningsperiod.
7. Avslut av Pro-konto
Efter avslut hålls Pro-kontot och dess ännu inte gallrade uppgifter i en åtkomstbegränsad återställningsperiod om 30 dagar. Under perioden kan behörig företrädare begära återställning. Efter perioden raderas eller anonymiseras kontouppgifter och kvarvarande mötesdata enligt raderingsrutinerna, om inte rättslig skyldighet eller dokumenterat rättsligt anspråk kräver fortsatt lagring. Säkerhetskopior gallras genom ordinarie rotation, med mål om högst 30 dagar. Bokföringsunderlag och avtalsbevis omfattas av separata lagringsregler. Återställning förlänger aldrig redan utgången lagringstid för möteshistorik.
8. Personuppgifter och DPA
Personuppgifter hanteras enligt integritetspolicyn. För MeetingCost Pro ingås ett organisationsbaserat personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) av en behörig företrädare för organisationen när leverantören behandlar personuppgifter för dess räkning. Inbjudna användare behöver inte acceptera DPA individuellt. MeetingCost Free kräver normalt inget DPA enligt den beslutade tjänsteutformningen; detta påverkar inte leverantörens skyldigheter för exempelvis tekniska säkerhetsloggar. Det får godkännas digitalt av behörig företrädare, med registrering av dokumentversion, tidpunkt och verifierbart godkännandebevis. DPA ska innehålla de villkor som krävs enligt artikel 28 GDPR, inklusive instruktioner, underbiträden, säkerhet, incidenter, bistånd, radering och granskning.
9. Immateriella rättigheter
Leverantören eller dess licensgivare äger rättigheterna till tjänsten, programvaran, designen och varumärkena. Kunden får en begränsad, icke-exklusiv rätt att använda tjänsten enligt avtalet. Kunden behåller rättigheterna till sitt eget innehåll.
10. Drift, ändringar och avstängning
Leverantören eftersträvar tillgänglighet men garanterar inte oavbruten drift om ingen särskild servicenivå avtalats. Säkerhetsunderhåll och nödvändiga tekniska ändringar får genomföras. Åtkomst får begränsas proportionerligt vid allvarliga säkerhetsrisker eller väsentligt avtalsbrott. Väsentliga avtalsändringar kommuniceras i förväg när så krävs.
11. Ansvar
Leverantören ansvarar inte för felaktiga affärsbeslut som enbart grundas på uppskattade möteskostnader. Ansvar för indirekt skada kan begränsas för företagskunder i den utsträckning tillämplig lag tillåter. Inget i villkoren inskränker ansvar eller rättigheter som inte får begränsas enligt tvingande lag.
12. Lagval och tvist
Svensk lag tillämpas utan inskränkning av tvingande konsumentskydd eller annan tvingande lag. Tvister med företagskunder prövas av behörig svensk domstol, i första hand Malmö tingsrätt om inget annat följer av lag eller särskilt avtal. Konsumenters lagstadgade tvistlösningsmöjligheter påverkas inte.
13. Språk och ändringar
Den svenska versionen är originalversion. Översättningar är avsedda som läshjälp. Vid skillnader mellan språkversioner har den svenska texten företräde vid avtalstolkning i den utsträckning tillämplig tvingande lag tillåter. Aktuell version och ändringsdatum publiceras på webbplatsen.
14. Kontakt
Essential Consulting Scandinavia AB, org.nr 556944-6528, Hans Levins väg 29, 236 35 Höllviken. https://meetingcost.se. integritet@meetingcost.se.