MeetingCost – Integritetspolicy
Svensk originalversion | Version 1.1 | 9 november 2026
Status: Granskningsversion. Teknisk verifiering och juridisk slutkontroll återstår.
Leverantör: Essential Consulting Scandinavia AB, org.nr 556944-6528, Hans Levins väg 29, 236 35 Höllviken, Sverige. Webbplats: https://meetingcost.se. Integritetskontakt: integritet@meetingcost.se.
1. Vem ansvarar för personuppgifterna?
Essential Consulting Scandinavia AB är personuppgiftsansvarigt för egen kontoadministration, kundrelationer, fakturering, support och säkerhet. När en kundorganisation bestämmer ändamål och medel för behandlingen av sina mötesuppgifter kan organisationen vara personuppgiftsansvarig och MeetingCost personuppgiftsbiträde enligt ett separat DPA. Denna rollfördelning bedöms per behandling.
2. Uppgifter vi behandlar
Beroende på funktion behandlas namn, e-post, organisation och kontobehörigheter; möteskoder, mötesnamn, mötestider, deltagaruppgifter och kostnadsschabloner; möteshistorik och statistik; supportmeddelanden; IP-adresser och tekniska säkerhetsloggar; språkval, sessionsinformation och avtalsbevis. Faktiska personliga löner behövs normalt inte och bör ersättas med schabloner.
3. Ändamål och rättslig grund
- Tjänstens funktion och konton: avtal eller åtgärder före avtal när användaren är avtalspart; annars berättigat intresse eller den grund som kundorganisationen bestämmer för sin behandling.
- Support och kundkontakt: avtal eller berättigat intresse, beroende på ärendet.
- Informationssäkerhet och missbruksförebyggande: berättigat intresse och i förekommande fall rättslig förpliktelse.
- Bokföring och lagstadgade skyldigheter: rättslig förpliktelse.
- Avtalsbevis och rättsliga anspråk: berättigat intresse av att kunna visa giltigt avtal och hantera anspråk.
- Nyhetsbrev: samtycke när det krävs, annars annan tillämplig grund och rätt till avregistrering. Ingen frivillig analys- eller marknadsföringsspårning används enligt beslutad policy.
4. Free-möten
Free kan användas utan konto. Ej sparade Meeting Boards försvinner från ordinarie användarvy direkt när de avslutas. Under högst sju dagar kan de återställas via support. Därefter raderas de enligt gallringsrutinen. Separata säkerhetsloggar omfattas inte av samma sjudagarsperiod.
5. Pro och automatiserad gallring
Pro-historik lagras i 3, 6, 12 eller 24 månader enligt organisationens val; 24 månader är standard. Systemet ska gallra automatiskt när tiden löper ut. Vid avslut av ett Pro-konto tillämpas en 30-dagars åtkomstbegränsad återställningsperiod. Efter den raderas eller anonymiseras återstående kontodata och mötesuppgifter, såvida lag eller dokumenterat rättsligt behov inte kräver annat. Historik vars ordinarie lagringstid redan löpt ut återställs inte.
6. Lagringstider
| Uppgiftskategori | Beslutad lagring |
|---|---|
| Ej sparade Meeting Boards | Döljs vid avslut, supportåterställning högst 7 dagar |
| Pro-möteshistorik | 3, 6, 12 eller 24 månader; standard 24 |
| Avslutade Pro-konton | Återställning högst 30 dagar, därefter radering/anonymisering med undantag för lagkrav |
| Säkerhetsloggar | Normalt 90 dagar |
| Supportärenden | Normalt 12 månader |
| Säkerhetskopior | Rotation med mål om högst 30 dagar |
| Digitala avtalsbevis (inklusive DPA) | Avtalstid och normalt 3 år efter avslut, längre endast vid dokumenterat behov |
| Bokföringsmaterial | Till och med sjunde året efter utgången av relevant räkenskapsår enligt bokföringslagen |
| Språkval i webbläsaren | Högst 12 månader |
| Sessionsuppgifter | Till utloggning eller 12 timmars inaktivitet, enligt beslutad inställning |
När en registrerad utövar rättigheter görs individuell bedömning av lagliga undantag och skyldigheter.
7. Mottagare, underbiträden och överföringar
Uppgifter kan hanteras av behörig personal och nödvändiga drift-, webbhotells-, e-post- och säkerhetsleverantörer enligt avtal. Aktuell lista över underbiträden ska tillhandahållas kunder som omfattas av DPA. Överföring utanför EU/EES får ske endast med giltig överföringsgrund och nödvändiga skyddsåtgärder. Vi säljer inte personuppgifter.
8. Säkerhet
Vi tillämpar behörighetskontroll, skyddad kommunikation, säkerhetsloggning och rutiner för incidenter och gallring. Åtkomst till uppgifter i återställningsperioden begränsas. Inga tekniska säkerhetsåtgärder ger absolut skydd.
9. Cookies och lokal lagring
Endast teknik som är nödvändig för inloggning, säkerhet, mötesfunktioner och användarens språkval används enligt beslutad policy. Mer information finns i cookiepolicyn. Lagring eller åtkomst i terminalutrustning bedöms separat enligt tillämpliga regler om elektronisk kommunikation.
10. Dina rättigheter
Du kan, när villkoren är uppfyllda, begära tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet eller invända mot behandling. Samtycke kan återkallas utan påverkan på tidigare laglig behandling. Kontakta integritet@meetingcost.se. Vi kan behöva verifiera identiteten. Klagomål kan lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten, https://www.imy.se. För uppgifter som en kundorganisation ansvarar för kan vi hänvisa dig till organisationen.
11. Automatiserade beslut
MeetingCosts kostnadsberäkningar används inte av leverantören för automatiserat beslutsfattande med rättsliga eller liknande betydande följder för enskilda.
12. Språk och uppdateringar
Svenska är originalspråk. Översättningar ska återge samma information. Vid tolkningsskillnader är den svenska originaltexten vägledande, utan inskränkning av GDPR:s informationskrav eller registrerades rättigheter. Ändringar publiceras med versionsdatum.